1. De leden

• Men is lid van Tennis- & Padel Club Field na aanvaarding door het bestuur en het betalen van het lidgeld.
• Ieder lid wordt aangesloten bij Tennis en Padel Vlaanderen. De club is niet verantwoordelijk voor ongevallen met personen die niet aangesloten zijn.
• Aangifte van een ongeval dient binnen de 24 uur te gebeuren d.m.v. het invullen van het online meldingsformulier (Sportblessures)
• Door aan te sluiten geeft het lid toestemming aan Tennis en Padel Vlaanderen om zijn gegevens op te slaan in hun database. Deze gegevens worden uitsluitend opgeslagen met als doel het voor de leden mogelijk te maken om in te schrijven in competities, terreinen te reserveren en in te schrijven voor lessenreeksen.
• Ieder lid is verantwoordelijk voor de juistheid van zijn persoonlijke gegevens. Wijzigingen dienen zo spoedig mogelijk doorgegeven te worden door aanpassing van je gegevens op je persoonlijk dashboard bij Tennis en Padel Vlaanderen (via de website of de applicatie).
• De leden kunnen van elkaar enkel naam, klassement en leeftijd zien.
• Aansluiten bij de club houdt ook in dat de leden nota genomen hebben van, en akkoord gaan met dit huishoudelijk reglement.
• Enkel betalende leden krijgen toegang tot het reservatiesysteem van de terreinen.

2. Lidgeld 

• Het lidgeld wordt jaarlijks en op voorhand door het bestuur vastgesteld en wordt ieder jaar gepubliceerd op de website van TPC Field.

3. Periode geldigheid lidgeld

• Tennis wordt opgesplitst in een zomerseizoen dat loopt vanaf 1 april (of vanaf de dag dat de terreinen in orde zijn) tot 1 november (of tot ze nog bespeelbaar zijn door weersomstandigheden).
• Het indoorseizoen tennis loopt van begin september tot einde maart. Reservatie is per terrein/uur of via een vast abonnement.
• Lidgeld voor padel loopt vanaf 1 januari tot 31 december.

4. De gastspelers bij zomertennis

Een gastspeler wordt toegelaten onder de volgende voorwaarden:

• Een gastspeler kan slechts door een lid worden uitgenodigd. Het lid blijft verantwoordelijk voor zijn/haar gast.
• Een gastspeler mag maximum 3 keer per jaar spelen op de terreinen van TPC Field
• Ieder lid kan slechts driemaal per jaar een gastspeler uitnodigen. Hiervoor kan tegen een betaling van € 5 in de cafetaria per speeluur een terrein met de gastspeler gereserveerd worden. De naam van de gastspeler moet voor het spelen ingevuld worden in het gastenboek dat aanwezig is in de cafetaria.
• Vorige punten gelden ook voor jeugdleden. Het gebruik van het terrein voor de genodigde is gratis op voorwaarde dat de genodigde niet ouder is dan 16 jaar.
• Spelen met niet-ingeschreven gasten kan tot schorsing en bij herhaling tot uitsluiting leiden.
• De gastspeler speelt op eigen risico en is niet verzekerd door de ontvangende club.

5. De gastspelers bij padel

• Elk clublid kan gasten uitnodigen, zij betalen het niet-lid tarief. De betaling gebeurt rechtstreeks bij reservatie via de website of applicatie van Tennis en Padel Vlaanderen.

6. De Tennis- en padelterreinen

• Beschikbaarheid terreinen:
  • Tennis vanaf 9:30h tot 23:30h
  • Padel vanaf 9h tot 23h
• Toeschouwers zijn niet toegelaten op de terreinen.

7. Het reserveren

• Elk lid kan in de zomer een tennisterrein reserveren voor één uur (2 spelers) of voor twee uur (4 spelers).
• Een padelreservatie van 1,5 uur vraagt 4 spelers. Op weekdagen voor 18h is enkelspelen met 2 spelers mogelijk.
• Elke speler op het terrein moet ook op de reservatie vermeld staan.
• Niet leden kunnen steeds als losse verhuur reserveren onder één naam.
• De reservatie gebeurt uitsluitend via de website of applicatie van Tennis en Padel Vlaanderen. Indien een reservatie niet kan doorgaan is men verplicht deze zo spoedig mogelijk te annuleren. Bij annulering tot 24 uur voor de geplande aanvang zullen de credits (gebruikt bij de reservatie) teruggestort worden door Tennis en Padel Vlaanderen.
• Bij zomertennis kan op een weekdag na 18:30h gereserveerd worden van zodra de vorige avondreservatie verlopen is. Voor 18:30h is dat onbeperkt alsook in het weekend.
• Bij padel kan men 4 maal reserveren binnen de 21 dagen. Telkens een reservatie verlopen is kan men opnieuw reserveren.
• Bij zomertennis kunnen jeugdspelers na 18:30h (weekdag) spelen met een volwassene als deze laatste reserveert. Deze reservatie kan enkel telefonisch of ter plaatse.
• Bij zomertennis kunnen de leden indoor spelen aan € 8/uur
• Reserveren onder een andere naam is niet toegelaten en zal gesanctioneerd worden.

8. Gebruik van de terreinen

• Officiële activiteiten (interclub, clubtornooi,…) en groepsactiviteiten goedgekeurd door het bestuur hebben voorrang op persoonlijke reservaties. Deze activiteiten zullen tijdig worden aangekondigd. (website, nieuwsbrief, facebook, informatiebord…)
• De spelers dienen tijdig aanwezig te zijn en zich aan te melden aan de toog. De reservering vervalt na 15 min.
• Voor het betreden van de terreinen zijn tennis- of padelschoenen alsook tennis- of padelkledij verreist.
• De terreinen mogen enkel betreden worden indien de omstandigheden dit toe laten. Bestuur en barmedewerkers hebben hierover beslissingsrecht. Indien de netten naar beneden zijn is het verboden de terreinen te betreden om schade te voorkomen.
• Bij het beëindiging van het gereserveerde tijdstip dienen de in-en outdoor gravelterreinen onderhouden te worden. Dit door gebruik van het sleepnet. Het slepen van het terrein gebeurd in een spiraalbeweging van de buitenkant naar de binnenkant. Er moet ook achter de baseline en tot voorbij de dubbellijnen gesleept worden. Het sleepnet wordt teruggehangen op de voorziene plaats.
• Bij droog weer worden terreinen op vaste tijdstippen automatisch besproeid. De leden moeten hier rekening mee houden bij het betreden van de terreinen.
• Het gebruik van de buitenterreinen is inbegrepen in het lidgeld, indoor niet.
• Het bestuur heeft de bevoegdheid om reserveringen te schrappen die niet conform de regelgeving verlopen.

Interclub

• Ieder aangesloten lid heeft de mogelijkheid zich in te schrijven voor de interclub competities.
• Ploegen mogen op voorhand samengesteld worden, de inschrijver vergewist zich ervan dat iedereen op zijn/haar lijst akkoord is met de inschrijving.
• Per ploeg wordt een kapitein aangeduid. Hij is verantwoordelijk voor het tijdig verwittigen van de tegenpartij en het juist invullen van de gegevens tijdens de wedstrijden.
• De club zal bij de tennis thuiswedstrijden een interclubleider aanduiden.
• Het bestuur behoudt altijd het recht wijzigingen door te voeren indien dit in het belang van de club is.
• Het aantal interclubploegen kan om organisatorische redenen beperkt worden.
• In de interclubcompetitie wordt de keuze gelaten om de tegenpartij iets te eten aan te bieden. De hoffelijkheid gebied dit en valt volledig ten laste van de thuisploeg (organiseren en betalen).
• Bij gebruik van de keuken dient dit aangevraagd te worden en moeten de regels gevolgd worden. Wat niet verkrijgbaar is op de club mag voorzien worden, graag met respect.
• In de interclub worden de ballen geleverd door de club. Deze ballen worden in de voorronde aangekocht en vooraf betaald door de kapitein, dit aan een zeer schappelijke prijs. Het is tevens verplicht om met deze ballen te spelen. De ballen mogen bijgehouden worden. In de eindronde voorziet de club de ballen gratis dewelke ook terug naar de club gaan en herbruikt worden voor andere doeleinden.

10. Tornooi 

• Tijdens het open tornooi staan alle terreinen ter beschikking van de wedstrijdleiding. Eventuele vrije uren kunnen via de wedstrijdleiding opgevraagd worden op de dag zelf.

11. Lessen

• Lessen maken geen deel uit van de gemeenschap.
• Lessen worden gegeven door lesgevers in samenwerking met tennisschool Baseline Tennis Team (BTT). Hiervoor worden terreinen voorbehouden op dagen en uren door de school vastgelegd. Voor volwassen-training worden eveneens terreinen ter beschikking gesteld voor trainers binnen de tennisschool.
• Iedereen die in de zomer tennisles volgt op de terreinen van TPC Field moet lid zijn van de club. Het is de verantwoordelijkheid van de lesgever zich hiervan te gewissen alvorens met de lessenreeks aan te vangen.
• Jeugdleden die training volgen bij Tennis & Padel Club Field mogen geen interclub spelen bij een andere club.

12. Huishoudelijk reglement

• Het niet naleven van het huiselijk reglement wordt door één van de door het bestuur vastgestelde sancties bestraft: verwittiging, schorsing of uitsluiting zonder terugbetaling van het lidgeld.
• Ieder lid heeft het recht om, via een bestuurslid, een wijziging aan het huishoudelijke reglement voor te stellen. Het bestuur neemt hierover een eindbeslissing.
• Het bestuur beslist over de inhoud en wijzigingen van het huishoudelijke reglement.
• Bij eventuele betwisting bij interpretatie van een reglement beslist een bestuurslid.

13. Het bestuur

• Samenstelling van bestuur verloopt volgens de statuten. Deze statuten liggen ter inzage op de club.
• Maandelijks vindt er een bestuursvergadering plaats. Deze vergadering bestaat uit bestuursleden inclusief de raad van bestuur.
• Het huishoudelijk reglement werd de laatste keer besproken en goedgekeurd op de bestuursvergadering van 14/11/2024.

14. Grensoverschrijdend gedrag

• Het is elk aangesloten lid en begeleider verboden om enige handeling te stellen van seksueel, fysiek of psychisch grensoverschrijdend gedrag t.o.v. anderen, zoals pesterijen, diefstal, vandalisme, drugs, geweld, beledigingen, racisme, discriminatie, bedreigingen, intimidatie, mishandeling, chantage en ongewenst gedrag of misbruik.
• Een aangesloten lid kan door de raad van bestuur worden uitgesloten uit de club met een twee derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Het aangesloten lid waarvan de beëindiging van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt per aangetekende brief geïnformeerd van de motieven van de uitsluitingen en heeft het recht gehoord te worden op de raad van bestuur. Het betreffende lid kan zich laten bijstaan door een raadsman. Een minderjarige wordt opgeroepen samen met zijn wettelijke vertegenwoordiger(s). In afwachting van de beslissing omtrent de uitsluiting kan de raad van bestuur het lidmaatschap schorsen van de persoon waarvan een ernstig vermoeden is dat hij/zij zich schuldig heeft gemaakt aan grensoverschrijdend gedrag.
• Het aanspreekpunt integriteit van Tennis & Padel Club field is: Patrick De Mey